Velion
Fatture fornitori

Automazione delle fatture,
riconciliazione inclusa

RIV4 legge le fatture fornitori in PDF, scansione o XML ed estrae i riferimenti dai documenti anche dal testo libero.
Il gestionale riceve dati che può riconciliare da solo.

  • Qualsiasi layout, nessun template
  • PDF e fatture elettroniche XML
  • Riferimenti normalizzati per il gestionale
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Fase 1 · La fattura come arriva Fase 2 · Output strutturato
ACME FORNITURE S.R.L. Via Corsico 14 — 20144 Milano P.IVA IT01234567890
FATTURA
N. 2026/1147
Data 12/03/2026
Cliente RIV4 CLIENT S.P.A.
Via Trieste 8, 34121 Trieste (TS)
DescrizioneQ.tàPrezzoImporto
Profilo alluminio 40x401207,40888,00
Staffa zincata603,10186,00
Bulloni inox M84000,2288,00
Imponibile1.162,00
IVA 22%255,64
Totale1.417,64
Rif. vostro ordine OA-4471 — ns. DDT 1180 del 12/03
Pagamento 60 gg f.m. — IBAN IT60 X054 2811 1010 0000 0123 456
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Processo attuale

Tutti misurano la gestione delle fatture dal tempo che serve a digitare la testata. È la parte più piccola del lavoro: le ore se ne vanno a capire a quale ordine e a quale DDT quella fattura si riferisce. Una fattura che non si riconcilia da sola è una fattura che finisce sulla scrivania di qualcuno — per quanto pulita sia stata l'estrazione dei dati.

Scrivania del ciclo passivo: una pila di fatture fornitori, la coda eccezioni del gestionale a schermo, riferimenti a ordine e DDT evidenziati a mano
Il data entry è il costo che si vede. La riconciliazione è il costo che si paga.
01
Arriva
Email, PEC, portale fornitore, carta, o un file XML scaricato dal cassetto fiscale. Quattro canali, una sola casella da svuotare.
Trascurabile
02
Qualcuno legge e digita
Testata, totali, aliquote IVA, poi le righe una per una. Ogni fornitore le mette in un punto diverso della pagina.
La parte che tutti contano
03
La caccia al riferimento
Di quale ordine si tratta? Di quale DDT? Il numero è da qualche parte sul documento — nella causale, nella descrizione di una riga, in un timbro — ma non in un campo che qualcosa possa leggere.
Invisibile in ogni report
04
La riconciliazione a mano
Fattura contro ordine contro DDT, riga per riga, quantità per quantità, prezzo per prezzo — e una telefonata al fornitore quando un numero non torna.
Il costo vero del processo

Due tipi di fattura.
Lo stesso match che non parte.

PDF e XML

Una fattura cartacea o PDF e una fattura elettronica XML falliscono per motivi opposti. La prima ha l'informazione bene in vista, ma in un punto che nessun software può prevedere. La seconda ce l'ha in un file leggibile dalla macchina — nell'elemento sbagliato. Entrambe finiscono sulla stessa scrivania.

PDF, scansione, carta
Il problema è il layout
Problema 01
Ogni fornitore, una pagina diversa
Numero fattura in alto a destra, in basso a sinistra, o dentro il blocco del logo. Cento fornitori sono cento layout — e un template si rompe il giorno in cui uno di loro rifà la carta intestata.
Problema 02
I riferimenti sono prosa
"Rif. vostro ordine 4471 — ns. DDT 1180" scritto in un blocco di testo libero, in un timbro, o in una nota a margine. Chiaro per una persona, invisibile per il gestionale.
Problema 03
La qualità è quella che arriva
Scansioni storte, pagine fotografate, tabelle spezzate su più fogli, lingue e valute straniere. Tutto normale, niente di opzionale.
Fattura elettronica (XML)
Il problema è la struttura
Problema 01
Valida, e comunque inutilizzabile
Il file supera ogni controllo di formato e riporta correttamente gli importi. Questo non dice nulla su dove sia finito il numero d'ordine: se non è nell'elemento che il gestionale legge, non serve.
Problema 02
Il riferimento nell'elemento sbagliato
Il software del fornitore parcheggia il vostro numero d'ordine nella causale di testo libero, o dentro la descrizione di una riga. Il dato è nel file — solo non dove qualcuno lo cerca.
Problema 03
E così il match non parte mai
Senza riferimento d'ordine non c'è collegamento né al DDT né all'ordine di acquisto. La fattura finisce in coda eccezioni, e qualcuno apre l'XML a mano.
RIV4 Una sola pipeline, entrambi i formati
Nel gestionale, pronti da riconciliare
Output normalizzato
Testata e totali
Righe documento
Riferimento ordine
Riferimento DDT
RIV4 isola i riferimenti ovunque fossero nascosti e li consegna in un unico formato standard, nel campo che il gestionale legge davvero. Da lì il match si chiude da solo — e arrivano a una persona solo le discrepanze vere.

Ogni fornitore,
una pagina diversa

PDF e scansioni

Gli stessi cinque valori, in cinque punti diversi, su ogni fattura che ricevete. L'estrazione a template regge fino all'undicesimo fornitore — e si rompe di nuovo il giorno in cui uno dei primi dieci cambia carta intestata. RIV4 legge il documento come lo legge una persona: capendo che cosa significa un campo, non ricordando dove si trovava l'ultima volta.

Perché una fattura PDF è difficile

  • Riferimenti scritti in prosa: "rif. vostro ordine", "come da DDT", un codice commessa dentro la descrizione di una singola riga.
  • Tabelle righe con colonne diverse, in ordine diverso, che proseguono sulla pagina successiva.
  • Timbri, scritte a mano e scansioni storte al posto di PDF digitali puliti.
  • Lingue straniere, valute estere e più aliquote IVA sullo stesso documento.
Fatture di fornitori diversi, ognuna con il proprio layout
Fornitore A
N. fattura Data Rif. ordine DDT Totale
Fornitore B
N. fattura Data Rif. ordine DDT Totale
Fornitore C
N. fattura Data Rif. ordine DDT Totale
Fornitore D
N. fattura Data Rif. ordine DDT Totale
Nessun template per fornitore. Niente da addestrare per fornitore. Un fornitore che RIV4 non ha mai visto viene elaborato esattamente come uno visto mille volte — quindi inserire un fornitore nuovo non costa nulla, e una fattura ridisegnata non rompe niente alle due di notte.

Il riferimento è nel file.
Ma non dove lo cerca il gestionale.

Fatture elettroniche

Una fattura elettronica può essere perfettamente valida e comunque impossibile da riconciliare in automatico. Il tracciato dice dove i riferimenti a ordine e DDT possono stare; non obbliga il fornitore a metterli lì. Quattro casi reali, una fattura, gli stessi due riferimenti — e quattro esiti diversi nel gestionale.

XML fattura — fornitore A
<DatiGenerali>
  <DatiOrdineAcquisto>
    <IdDocumento>OA-4471</IdDocumento>
  </DatiOrdineAcquisto>
  <DatiDDT>
    <NumeroDDT>1180</NumeroDDT>
    <DataDDT>2026-03-12</DataDDT>
  </DatiDDT>
</DatiGenerali>
Output RIV4
Ordine · OA-4471
DDT · 1180
Data DDT · 12/03/2026
Letti dai campi dedicati a ordine e DDT.
Il gestionale riconcilia da soloÈ il caso che tutti danno per la norma. In pratica è una minoranza delle fatture che ricevete.
XML fattura — fornitore B
<DatiGeneraliDocumento>
  <Numero>2026/1147</Numero>
  <Causale>Rif. Vs. ordine OA-4471 - ns. DDT 1180 del 12/03</Causale>
</DatiGeneraliDocumento>

<!-- DatiOrdineAcquisto: assente -->
<!-- DatiDDT: assente -->
Output RIV4
Ordine · OA-4471
DDT · 1180
Data DDT · 12/03/2026
Letti dal testo libero, poi normalizzati nei campi dei riferimenti.
Il gestionale non trova nullaLa causale è una nota in testo libero. I numeri sono lì davanti, e nessuna regola di riconciliazione riesce ad arrivarci.
XML fattura — fornitore C
<DettaglioLinee>
  <NumeroLinea>1</NumeroLinea>
  <Descrizione>Profilo alluminio 40x40 - ord. 4471 / d.n. 1180</Descrizione>
  <Quantita>120.00</Quantita>
  <PrezzoUnitario>7.40</PrezzoUnitario>
</DettaglioLinee>

<!-- riferimenti a livello documento: assenti -->
Output RIV4
Ordine · OA-4471
DDT · 1180
Livello del riferimento · riga 1
Letti dalla descrizione di riga, e mantenuti agganciati alla riga a cui appartengono.
Il gestionale non trova nullaIl riferimento è dentro il testo di una singola riga — e su una fattura da dodici righe, solo alcune ce l'hanno.
XML fattura — fornitore D
<DatiGenerali>
  <DatiOrdineAcquisto>
    <IdDocumento>OA-4471</IdDocumento>
  </DatiOrdineAcquisto>
  <DatiGeneraliDocumento>
    <Causale>Merce resa franco ns. magazzino - bolla 1180</Causale>
  </DatiGeneraliDocumento>
</DatiGenerali>

<!-- DatiDDT: assente -->
Output RIV4
Ordine · OA-4471
DDT · 1180
Dicitura normalizzata · bolla ’ DDT
Ordine dal suo campo, DDT recuperato dalla causale e uniformato.
Mezzo match, cioè nessun matchL'ordine si aggancia, il DDT no. La fattura si ferma comunque in coda eccezioni e serve comunque una persona.
Il pannello di output non cambia mai. È esattamente questo il punto: qualunque cosa il software del fornitore abbia deciso di fare con il vostro riferimento, RIV4 lo restituisce in una forma unica e standard, nel campo che il gestionale legge — così la riconciliazione smette di dipendere dalla buona volontà di cento gestionali diversi.

Dalla casella di posta
alla contabilità

Come funziona

Cinque passaggi, gli stessi cinque per un PDF scansionato e per un file XML. A monte non cambia nulla, e il vostro sistema contabile resta il sistema di riferimento.

Fase 01
Acquisizione
Cartella monitorata, email, API, o gli XML che già scaricate. Nessuna nuova abitudine da prendere.
Fase 02
Lettura
Testata, totali, IVA e ogni riga — qualsiasi layout, qualsiasi lingua, nessun template per fornitore.
Fase 03
Ricerca dei riferimenti
Ordine, DDT, contratto, centro di costo — ovunque siano scritti, testo libero compreso.
Fase 04
Normalizzazione e controllo
Un unico formato standard, totali e IVA verificati, tutto ciò che è incerto segnalato invece che indovinato.
Fase 05
Consegna
Nel gestionale via API, connettore o file — ogni riferimento nel campo che serve alla riconciliazione.
Legge, valida, normalizza
+
Il vostro gestionale
Registra, approva, paga
=
Il match si chiude da solo
Arrivano a una persona solo le discrepanze vere

What comes out

Extracted fields

Every field on the document, structured and typed, whether it started life as a scan or as an XML file. Line items stay attached to their own line, and each value carries a confidence score so your rules can decide what deserves a human glance.

The group that decides everything
References
  • Purchase order no.
  • Order line
  • Delivery note no.
  • Delivery note date
  • Contract
  • Job / project code
  • Cost centre
  • CIG / CUP
  • Supplier reference
These are the fields nobody advertises and everybody needs. Extracted wherever they are written — dedicated field, free text, line description, stamp — then normalised into one format and written where the ERP reads them.
Document
Header
  • Invoice number
  • Issue date
  • Due date
  • Document type
  • Credit note
  • Currency
  • Page count
Parties
Supplier and customer
  • Supplier name
  • VAT number
  • Tax code
  • Address
  • IBAN
  • Customer details
  • Ship-to site
Amounts
Totals and VAT
  • Taxable per rate
  • VAT rate
  • VAT amount
  • Withholding
  • Stamp duty
  • Discounts
  • Grand total
  • Payment terms
Line items
Every row, in its own right
  • Description
  • Supplier item code
  • Your item code
  • Quantity
  • Unit of measure
  • Unit price
  • Line discount
  • Line total
  • VAT rate per line
  • Per-line references
Multi-page invoices are handled as one document: a table that continues on the next sheet stays one table, and the lines keep their order.
Every value
Confidence score
  • Per-field score
  • Position on the page
  • Source element
  • Review flag
Uncertain values are proposed for review, not silently guessed.

Che cosa cambia
quando è in funzione

Numeri

Dati misurati su progetti RIV4 in produzione, su DDT, ordini, note spese e fatture.

80%
Tempo di gestione per documento
Quello che prima si leggeva, digitava e riscontrava a mano torna strutturato e già riferito.
<1%
Tasso di errore sui dati estratti
E ciò di cui il sistema non è sicuro viene segnalato invece che indovinato, quindi l'errore residuo è visibile.
25 €
Quanto costa oggi un documento a mano
Il costo interno tipico per gestire un documento a mano — la base da cui parte ogni business case.
10M+
Documenti elaborati all'anno
Volume che gira sulla piattaforma RIV4, in produzione, su tutte le tipologie di documento.

I vostri numeri saranno diversi: dipendono da quanti fornitori avete, da quanti mettono i riferimenti dove vanno, e da quanto in profondità arriva la riconciliazione. Li dimensioniamo su un campione reale delle vostre fatture prima di firmare qualsiasi cosa.

I RIFERIMENTI ARRIVANO DOVE AVVIENE IL MATCH

Integrazione

non è una suite per il ciclo passivo e non sostituisce il vostro software contabile. Produce dati di fattura validati e li consegna nei campi che il gestionale usa già per riconciliare.

Funziona con il vostro gestionale

I dati arrivano tramite API native, connettori o middleware — lo stesso modello di integrazione già in funzione su ambienti SAP, Business Central, Zucchetti e TeamSystem.

Nel formato che vi serve

File strutturati da importare, export analitici per il reporting, o un'API REST che il vostro team può chiamare direttamente.

Legge dalle vostre anagrafiche

Fornitori, centri di costo, commesse e codici articolo sono letti dai vostri sistemi, così ogni fattura torna codificata come la codificate voi.

Sicurezza per costruzione

Autenticazione SSO, credenziali API dedicate e trattamento conforme al GDPR, con i dati che restano in UE.

Qualsiasi lingua, qualsiasi valuta

Le fatture in qualsiasi lingua e valuta sono lette dal primo giorno: non c'è nulla da configurare quando si aggiunge un Paese o un fornitore estero.

Una piattaforma, tutti i documenti

Le fatture girano sullo stesso motore di DDT, ordini e note spese — ed è proprio questo che fa incontrare fattura, ordine e DDT.

SAP
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Zucchetti
TeamSystem
Sage
Infor
Odoo
Oracle NetSuite

…e qualsiasi gestionale, pacchetto contabile o sistema di ciclo passivo che esponga un'API o un livello di integrazione supportato.

Dove si ripaga
più in fretta

Applicabilità

Il volume di fatture conta meno della varietà dei fornitori e di quanta strada deve fare un riferimento prima di incontrare l'ordine. Queste sono le situazioni in cui entrambi sono alti.

Una lunga coda di fornitori
Venti fornitori che conoscete a memoria e trecento no, ognuno con il suo layout e la sua idea di dove vada messo un riferimento. È nella coda che si concentra il lavoro manuale.
Distribuzione e ingrosso
Volumi alti, marginalità sottile e un match che deve reggere riga per riga. Una differenza di prezzo di pochi centesimi al pezzo salta fuori solo se qualcuno confronta la fattura con l'ordine.
Industria manifatturiera
Materie prime e lavorazioni conto terzi fatturate a fronte di ordini e DDT, con il costo che deve atterrare sulla commessa giusta prima della chiusura del mese.
Edilizia e servizi in cantiere
Fatture legate a cantieri, commesse e rapportini, dove il riferimento che conta è un codice commessa scritto a mano su un DDT due mesi fa.
Organizzazioni multi-sede
La fattura arriva in sede, la merce è stata ricevuta in una filiale a quattrocento chilometri e il DDT l'ha firmato qualcuno che non sta in amministrazione.
Centri servizi e studi commercialisti
Decine di aziende clienti, decine di piani dei conti diversi, un solo team a digitare tutto. Qui la varietà non sono i fornitori — sono i clienti.

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FAQ

Tutto quello che conta sapere sull'automazione delle fatture

Domande frequenti su estrazione dati dalle fatture, fatturazione elettronica e riconciliazione con RIV4.

  • L'automazione della gestione fatture usa l'AI per leggere le fatture fornitori — un PDF, una scansione, una fotografia o un file XML — e trasformarle in dati strutturati: testata, totali, IVA, righe e soprattutto i riferimenti che collegano la fattura a un ordine di acquisto e a un DDT. Invece di qualcuno che digita il documento e poi va a caccia dell'ordine a cui appartiene, il dato arriva già estratto, normalizzato e pronto perché il gestionale lo riconcili.

  • Sì. Non esiste nessun template per fornitore e nessun set di addestramento per fornitore: RIV4 riconosce che cosa significa un campo, non dove si trovava nella pagina. Un fornitore che vi fattura per la prima volta viene elaborato esattamente come uno da cui avete ricevuto mille fatture, e un fornitore che ridisegna la propria fattura non rompe nulla.

  • Perché strutturata non vuol dire utilizzabile. Una fattura XML può essere perfettamente valida e portarsi comunque il vostro numero d'ordine dentro una causale in testo libero, o il numero di DDT dentro la descrizione di una riga, invece che nei campi previsti. Il gestionale guarda negli elementi dedicati, li trova vuoti e parcheggia la fattura fra le eccezioni. RIV4 legge il riferimento ovunque il fornitore lo abbia messo e lo restituisce nell'elemento che il vostro sistema legge davvero.

  • In pratica in quattro punti. Negli elementi dedicati a ordine di acquisto e DDT, che è il caso che tutti danno per normale. Nella causale del documento, come testo libero ("rif. vostro ordine 4471 — ns. DDT 1180"). Dentro la descrizione di una singola riga. Oppure divisi: l'ordine nel suo campo e il DDT solo citato in prosa. Il primo caso si riconcilia da solo; gli altri tre si fermano tutti su una persona, ed è il motivo per cui gran parte del risparmio promesso dalla fatturazione elettronica non si è mai visto.

  • RIV4 è lo strato documentale che rende possibile il match: estrae e normalizza i riferimenti — ordine di acquisto, DDT, contratto, commessa, centro di costo — e li consegna nei campi che il gestionale usa per riconciliare, così le regole di match che avete già possono chiudersi da sole. Il match resta dove stanno i vostri controlli, nel gestionale. Dove il progetto lo richiede, confronto e segnalazione delle discrepanze possono essere gestiti anche a monte; è una valutazione caso per caso.

  • Nello stesso modo in cui arrivano già a voi. Una cartella monitorata, una casella email, una chiamata API, o gli XML che scaricate dal cassetto fiscale o dal vostro provider e mettete a disposizione di RIV4. Per i vostri fornitori non cambia nulla, e nessuno deve entrare in un portale nuovo.

  • Sì. Il tipo di documento viene riconosciuto, quindi una nota di credito non è trattata come una fattura. Imponibili e IVA sono separati per aliquota, anche nei documenti che mescolano più aliquote nella stessa pagina. Le fatture in altre lingue e valute sono lette senza configurazioni per Paese, mantenendo sia il valore originale sia quello convertito. Come quell'IVA venga poi trattata ai fini della detrazione resta al vostro sistema contabile e ai vostri consulenti.

  • No. RIV4 non registra scritture, non approva e non paga. Si mette davanti al sistema che già usate: legge, valida e struttura il documento, poi lo consegna via API, connettore o export strutturato. Il gestionale resta il sistema di riferimento; quello che cambia è che finalmente riceve fatture che riesce a riconciliare da solo.

  • Non essendoci set di addestramento né template per fornitore, la maggior parte dei team è in produzione in poche settimane. La variabile non è insegnare al sistema a leggere le fatture — è collegarsi al gestionale e concordare come mappare riferimenti, centri di costo e codici articolo. Lo dimensioniamo su un campione reale delle vostre fatture prima di impegnarsi su qualsiasi cosa.