NOTE SPESE ELABORAZIONE AUTOMATICA DEI GIUSTIFICATIVI
La foto di uno scontrino diventa in pochi secondi una riga di spesa verificata e già categorizzata. Policy aziendale applicata in automatico, dati pronti per il gestionale contabile — senza che nessuno debba ridigitare niente.
alla riga di spesa verificata
delle note spese
date e IVA
per esercente
TRE PERSONE. UNO SCONTRINO. ORE PERSE.
Un solo scontrino di una cena passa per tre paia di mani prima di diventare un rimborso. Nessuna delle tre aggiunge qualcosa: lo copiano, lo controllano e lo passano avanti.
Il dipendente accumula scontrini per un mese
Ricevute del taxi nel portafoglio, fatture d'albergo nella posta, uno scontrino del pranzo fotografato e dimenticato. A fine mese va tutto ritrovato, ordinato e digitato in un modulo: di solito fuori orario, e sempre più tardi di quanto l'amministrazione vorrebbe.
Il responsabile approva senza controllare davvero
Verificare riga per riga il rispetto della policy di trasferta richiede tempo che nessuno ha: la nota spese viene firmata sulla fiducia oppure resta ferma per giorni. Entrambe le cose hanno un costo — la prima in conformità, la seconda nel rapporto con le persone.
L'amministrazione rifà tutto da capo
Ogni importo viene riletto, ogni IVA ricalcolata, ogni massimale e categoria verificati sulla policy, poi l'intera nota spese viene ridigitata nel gestionale. Basta uno scontrino illeggibile per bloccare l'intero ciclo di rimborso.
Finché la nota spese non è elaborata, quel costo è invisibile: non è a budget, non è nel forecast, non è nella chiusura di fine mese.
LA SOLUZIONE, PASSO PER PASSO
gestisce l'intero ciclo delle note spese in autonomia e coinvolge l'amministrazione solo dove serve davvero una valutazione umana.
Acquisizione da qualsiasi canale
Una foto dallo smartphone, un PDF allegato a una mail, un messaggio WhatsApp o un file inviato da un'app collegata.
Legge qualsiasi scontrino
Scontrini termici sbiaditi, fatture in lingua straniera, biglietti spiegazzati: nessun template per esercente, nessun set di addestramento.
Estrae i dati
Esercente, data, totale, aliquota e importo IVA, valuta, metodo di pagamento e le righe di dettaglio.
Applica la tua policy
Ogni spesa viene categorizzata, assegnata a un centro di costo
e verificata su massimali, limiti
e tipologie ammesse.
Revisione umana
Solo gli scostamenti e i casi a bassa confidenza arrivano a una persona, con la motivazione e il documento allegati.
Esporta nei tuoi sistemi
Le spese validate entrano nel software contabile tramite l'integrazione che usi, oppure escono come file strutturato.
IN AZIONE
Dallo scontrino fotografato al tavolo alla riga di spesa che aspetta nel gestionale: tutto il flusso, senza saltare nessun passaggio.
LEGGERE LO SCONTRINO È FACILE. APPLICARE LA POLICY NO.
Qualsiasi app di scansione sa estrarre un totale da uno scontrino. Il lavoro che porta via tempo è tutto quello che viene dopo: a quale categoria appartiene, se rientra nel massimale, quanta IVA c'era e quanto vale nella valuta di rendicontazione.
Come arriva
Come serve all'amministrazione
La tua policy, applicata in automatico
Massimali a persona, tipologie di spesa ammesse, centri di costo, intervalli di date. RIV4 verifica ogni spesa sulle regole che hai già scritto e segnala ciò che ne esce, con la motivazione allegata.
Qualsiasi valuta, qualsiasi lingua
Uno scontrino in polacco, una fattura in dollari, un biglietto in giapponese. RIV4 li legge e converte gli importi nella tua valuta di rendicontazione al cambio del giorno della spesa, senza configurazioni per Paese.
Con un punteggio, non a caso
Quando un totale è illeggibile o una categoria è ambigua, RIV4 non sceglie a caso: propone le alternative con un punteggio di confidenza e ricorda la decisione per la volta successiva.
Ogni spesa corretta rende più accurata la successiva, esercente per esercente, categoria per categoria.
NOTE SPESE, PRIMA E DOPO
Stessi scontrini, stessa policy, stesso gestionale. Cambia quanto di tutto questo deve fare una persona a mano.
DATI PULITI, DIRETTI NEI TUOI STRUMENTI
non è una suite di gestione note spese e non sostituisce il tuo software contabile. Produce dati di spesa validati e li consegna dove lavori già.
Funziona con il tuo software contabile
I dati arrivano tramite API native, connettori o middleware: lo stesso modello di integrazione già attivo su ambienti SAP, Business Central, Zucchetti e TeamSystem.
Esporta nel formato che ti serve
File strutturati da importare nel gestionale, esportazioni analitiche per la reportistica, oppure una API REST che il tuo team può chiamare direttamente.
Legge dalle tue anagrafiche
Centri di costo, commesse, dipendenti e categorie di spesa vengono letti dai tuoi sistemi: ogni spesa arriva già codificata come la codifichi tu.
Sicuro per progettazione
Autenticazione SSO, credenziali API dedicate e trattamento conforme al GDPR, con i dati conservati in UE.
Multivaluta, multilingua
Scontrini in qualsiasi lingua e valuta vengono letti e convertiti da subito: niente da configurare quando si aggiunge un Paese.
Ogni documento, una piattaforma
Le note spese girano sullo stesso motore di DDT, ordini e fatture: un'integrazione sola, un solo posto da guardare.
…e qualsiasi ERP, software contabile o sistema di gestione spese che esponga un'API o un livello di integrazione supportato.
PER CHI È
Amministrazione e Finanza
Uffici amministrativi che elaborano centinaia di note spese al mese fra reparti, centri di costo e aliquote IVA diverse.
Reti commerciali
Commerciali in viaggio ogni settimana, con scontrini di pasti, carburante e alberghi da rimborsare in fretta perché il sistema resti equo.
Servizi professionali
Studi e società che riaddebitano i costi di trasferta ai clienti e devono legare ogni spesa alla commessa giusta.
Industria e Manifattura
Tecnici che si spostano fra sedi e presentano le spese insieme ai rapporti di intervento dal campo.
Trasporti e Logistica
Carburante, pedaggi e pernottamenti raccolti su tutta la flotta, in più Paesi e più valute.
Organizzazioni multi-sede
Aziende con sedi in più Paesi, dove ogni filiale ha la propria valuta, la propria lingua e i formati di scontrino locali.
COSA CAMBIA NELLA GESTIONE DELLE NOTE SPESE
L'automazione delle note spese produce risultati visibili dal primo ciclo di rendicontazione e misurabili sulla tua baseline.
-80% tempi
La chiusura di fine mese non è più un collo di bottiglia
L'amministrazione controlla le eccezioni invece di ridigitare scontrini. Lo stesso team assorbe i picchi di trasferte senza inserimenti temporanei.
Fino al 100% di copertura policy
Ogni spesa controllata, non a campione
Massimali e categorie ammesse vengono applicati a ogni singola riga, non solo a quelle che qualcuno ha avuto tempo di guardare.
Tempo reale
La spesa di trasferta visibile mentre accade
I costi entrano nei sistemi nel momento in cui vengono sostenuti: budget e forecast riflettono questo mese, non il mese scorso.
DIPENDENTE, RESPONSABILE, AMMINISTRAZIONE: BASTA TEMPO PERSO IN NOTE SPESE
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Tutto quello che serve sapere sull'automazione delle note spese
Domande frequenti sull'elaborazione automatica degli scontrini e sulla gestione delle note spese con l'AI di RIV4.
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L'automazione delle note spese usa l'intelligenza artificiale per leggere scontrini e fatture — una foto, un PDF, una scansione — e trasformarli in righe di spesa strutturate, già categorizzate, verificate sulla policy aziendale e pronte per il gestionale contabile. Invece di un dipendente che compila un modulo e di un contabile che ricontrolla tutto, RIV4 estrae ogni campo e segnala solo ciò che richiede una decisione umana.
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Sì. Scontrini termici, ricevute piegate e foto scattate di sbieco con poca luce sono il caso normale, non l'eccezione. RIV4 li legge senza bisogno di un template per esercente. Quando un dato non è leggibile con sufficiente confidenza, viene proposto per una verifica rapida invece di essere indovinato.
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Come fanno già oggi. Una foto scattata con il telefono, una mail inoltrata con la fattura allegata, un messaggio WhatsApp o un file inviato da un'app collegata a RIV4. Non c'è un'abitudine nuova da imparare, ed è di solito il motivo per cui gli strumenti di gestione spese non vengono adottati.
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Sì. Massimali a persona, tipologie di spesa ammesse, centri di costo e regole sulle date vengono applicati a ogni spesa mentre viene elaborata. Tutto ciò che esce dalle regole viene segnalato con la motivazione allegata, così il responsabile vede subito il problema invece di rileggere l'intera nota spese.
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Sì, senza configurazioni per Paese. RIV4 legge scontrini in qualsiasi lingua e converte gli importi nella valuta di rendicontazione usando il cambio del giorno della spesa, mantenendo sul documento sia il valore originale sia quello convertito.
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RIV4 estrae aliquota e importo IVA dallo scontrino e li separa sulla riga di spesa, anche sui documenti che mescolano più aliquote — una fattura d'albergo con pernottamento e colazione, per esempio. Il trattamento di quell'IVA ai fini della detraibilità resta al gestionale contabile e ai vostri consulenti.
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No. RIV4 non è una suite di gestione note spese e non elabora rimborsi o pagamenti. È il livello documentale che sta davanti al sistema che usate già: legge, valida e struttura i dati, poi li consegna tramite API, connettore o esportazione strutturata.
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Tre cose decidono se verrà davvero usato: come entrano gli scontrini (se i dipendenti devono cambiare abitudini, l'adozione cala), quanto resta da controllare a mano una volta acquisiti i dati, e se l'output si incastra davvero con il gestionale che avete già. L'accuratezza dell'estrazione conta, ma sono il controllo della policy e l'integrazione a determinare quanto tempo risparmia davvero l'amministrazione.
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Poiché RIV4 non ha bisogno di un set di addestramento né di un template per esercente, la maggior parte dei team va in produzione nel giro di poche settimane. La variabile principale è il collegamento al gestionale contabile e la mappatura delle regole di policy e dei centri di costo, non l'insegnare al sistema a leggere gli scontrini.