AUTOMAZIONE ORDINI DI VENDITA
Dall'ordine del cliente all'ordine di vendita in ERP in pochi secondi. RIV4 legge gli ordini ricevuti via email, allegato o WhatsApp e li crea direttamente nel tuo ERP — con zero data entry manuale e zero errori di ridigitazione.
all'ordine di vendita nel tuo ERP
fase di inserimento ordini
quantità e prezzi
per cliente
L'ORDINE ARRIVA IN SECONDI.
DIGITARLO RICHIEDE ORE.
L'ordine del cliente contiene già ogni numero che un venditore sta per ricopiare a mano. Tra un'email che arriva in casella e quell'ordine che esiste come ordine di vendita confermato nel tuo ERP, c'è un passaggio manuale che nessuno è mai riuscito a eliminare.
Lo stesso ordine, digitato due volte
Un ordine arriva via email, allegato PDF o messaggio WhatsApp. Un venditore lo apre, lo legge riga per riga, e ridigita cliente, articoli, quantità e prezzi nella schermata ordini dell'ERP — numeri già scritti sul messaggio che ha davanti.
Codici che non corrispondono — o non ci sono affatto
I clienti ordinano usando i propri codici articolo, descrizioni parziali, o solo un nome di prodotto digitato a memoria. Qualcuno deve ricodificare ogni riga a mano e confrontarla con il catalogo articoli — indovinando quando la descrizione non corrisponde bene a nulla a scaffale.
Una sola casella email, ogni formato
Un PDF strutturato oggi, un modulo d'ordine scansionato domani, un foglio Excel da un cliente, tre righe di testo WhatsApp da un altro. Non c'è un layout fisso né un canale fisso — solo un team vendite che legge ogni ordine singolarmente prima che possa diventare un ordine vero e proprio.
Finché l'ordine di vendita non viene inserito, quel ricavo non è nella pipeline — né per la pianificazione, né per l'allocazione delle scorte, né per la consegna.
LA SOLUZIONE, PASSO DOPO PASSO
RIV4 gestisce l'intero ciclo di acquisizione ordini in autonomia, coinvolgendo il team vendite solo quando è strettamente necessario.
Acquisizione documenti e messaggi
Legge gli ordini ovunque arrivino: corpo dell'email, allegato PDF o Excel, portale cliente o WhatsApp Business.
Analisi intelligente
Riconosce il contenuto dell'ordine indipendentemente dal formato — testo libero, tabella, modulo scansionato o foglio di calcolo.
Estrazione dati
Cattura cliente, articoli, quantità, prezzi, date di consegna e riferimenti.
Matching e ricodifica
ERP
Ricodifica i codici cliente, converte le unità di misura e verifica gli articoli rispetto al tuo catalogo e listino in tempo reale.
Revisione umana
Solo le eccezioni e le righe a bassa affidabilità vengono inviate al venditore.
Aggiornamento sistema
Gli ordini validati vengono registrati nell'ERP come ordini di vendita confermati in tempo reale.
IN AZIONE
Dall'email che arriva in casella all'ordine di vendita registrato nel tuo ERP — l'intero flusso, senza saltare nessun passaggio.
LEGGERE L'ORDINE È FACILE.
ABBINARLO NO.
Qualsiasi parser di email può estrarre testo da un messaggio. Il vero collo di bottiglia nell'inserimento ordini è capire quale dei tuoi articoli, a quale prezzo e in quale unità di misura, il cliente intende davvero — quando ogni cliente scrive gli ordini a modo suo.
Come scritto dal cliente
Come lo richiede il tuo ERP
Codici cliente
Ogni cliente usa i propri codici articolo. RIV4 li mappa automaticamente con i codici corrispondenti nel tuo ERP per ogni riga d'ordine — e memorizza le nuove corrispondenze dagli ordini che confermi.
Unità di misura diverse
Scatole, confezioni, pallet, pezzi singoli. RIV4 converte la quantità ordinata nell'unità di misura del tuo ERP, così la riga si chiude invece di generare un'eccezione.
Valutato, non indovinato
Quando un cliente ordina solo con una descrizione — o due articoli a catalogo sono entrambi plausibili — RIV4 non ne sceglie uno a caso. Presenta le alternative con un punteggio di affidabilità e ricorda la scelta fatta dal venditore per la volta successiva.
Il sistema diventa più accurato a ogni ordine elaborato, cliente per cliente.
SCRIVE NEL TUO SISTEMA ESISTENTE
RIV4 non è un ERP e non sostituisce il tuo. Opera a monte del tuo sistema esistente, trasformando gli ordini in arrivo dai clienti in ordini di vendita puliti e validati e registrandoli direttamente nel tuo ERP tramite API native, connettori o middleware. Lo stesso modello di integrazione è già attivo con SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Zucchetti e TeamSystem.
…e qualsiasi ERP, piattaforma ordini o gestionale che esponga un'API o un livello di integrazione supportato.
SETTORI SERVITI
Commercio e Retail
Distributori, grossisti e rivenditori che elaborano alti volumi di ordini cliente via email, PDF e WhatsApp, con formati e codici prodotto diversi.
FMCG e Alimentare
Aziende alimentari e FMCG che elaborano alti volumi di ordini cliente ricorrenti, dove velocità, accuratezza e rapido inserimento in ERP sono fondamentali.
Industria e Manifattura
Produttori che ricevono ordini cliente complessi con più righe, specifiche tecniche e codici cliente-specifici da convertire in ordini di vendita ERP.
Trasporti e Logistica
Operatori logistici e 3PL che ricevono ordini di trasporto e di servizio da più clienti attraverso documenti, formati e canali di comunicazione diversi.
Distribuzione Tecnica
Distributori industriali che gestiscono cataloghi complessi, ordini cliente di grandi dimensioni e codici articolo cliente-specifici da mappare sui codici ERP interni.
Farmaceutico e Sanità
Fornitori farmaceutici e sanitari che elaborano ordini cliente dove codici prodotto, quantità e requisiti di consegna richiedono la massima accuratezza.
COSA CAMBIA NELL'INSERIMENTO ORDINI
L'automazione dell'inserimento ordini produce risultati visibili già dalla prima settimana di utilizzo e misurabili rispetto al tuo punto di partenza.
-75% tempi
L'inserimento ordini non è più un collo di bottiglia
Il team vendite controlla gli ordini invece di ridigitarli. Lo stesso team assorbe i volumi di picco stagionale senza assunzioni temporanee.
Fino al 100% di accuratezza
Errori rilevati prima della conferma
Un articolo sbagliato, una quantità o un prezzo errati vengono segnalati prima che l'ordine sia confermato — non settimane dopo, quando la merce sbagliata è già stata spedita.
Tempo reale
Ricavo in pipeline nel momento in cui arriva
Gli ordini di vendita vengono registrati all'arrivo, non raggruppati a fine giornata. Pianificazione, allocazione delle scorte e produzione vedono la domanda reale, non quella di ieri.
AZIENDE CHE GIÀ AUTOMATIZZANO L'INSERIMENTO ORDINI
Settori diversi, ERP diversi, lo stesso problema risolto: ordini che si registrano da soli.
"Ogni ordine che prima richiedeva dieci minuti da digitare ora si registra da solo in meno di un minuto — il nostro team controlla solo le eccezioni."
- Volume
- 50.000 ordini/anno
- Formato
- Email + allegato PDF
- ERP
- SAP
"Abbiamo smesso di perdere tempo e denaro nell'inserimento manuale degli ordini. Ogni ordine di trasporto che riceviamo viene ora acquisito con precisione e inviato direttamente nel nostro sistema, esattamente come richiesto dal cliente."
- Volume
- 50.000 ordini/anno
- Formato
- Email + allegato PDF
- ERP
- Levia Hub
"Dalle email in arrivo agli ordini nel nostro ERP, l'intero processo è ora automatizzato. RIV4 acquisisce ogni ordine e pianifica automaticamente le date di consegna previste, facendo risparmiare al nostro team ore di lavoro manuale ogni giorno."
- Volume
- 10.000 ordini/anno
- Formato
- Email + allegato PDF
- ERP
- Personalizzato
BASTA INSERIRE MANUALMENTE GLI ORDINI
Prenota una demoFAQ
Tutto quello che devi sapere sull'automazione degli ordini di vendita
Domande frequenti sull'automazione dell'inserimento ordini e sull'elaborazione degli ordini di vendita basata su AI con RIV4.
-
L'automazione degli ordini di vendita utilizza l'AI per leggere un ordine cliente — testo email, allegato PDF o Excel, o messaggio WhatsApp — e trasformarlo in un ordine di vendita strutturato e validato nel tuo ERP. Invece che un venditore apra il sistema e ridigiti cliente, articoli e quantità, RIV4 estrae ogni campo, lo confronta con il tuo catalogo e listino, e registra l'ordine senza data entry manuale.
-
RIV4 non si basa su un template fisso per cliente. Utilizza modelli di comprensione di documenti e messaggi addestrati a riconoscere il significato di un campo — cliente, articolo, quantità, data di consegna — indipendentemente dal fatto che sia digitato in un'email, elencato in una tabella, o allegato come PDF o foglio di calcolo. L'ordine di un nuovo cliente funziona fin dal primo giorno, senza template da configurare.
-
Sì. RIV4 si connette a WhatsApp Business oltre che all'email e legge messaggi d'ordine scritti come testo libero — nomi di articoli, quantità, a volte senza alcuna struttura — allo stesso modo in cui legge un ordine di acquisto formale.
-
Sì. RIV4 verifica ogni riga rispetto alla tua anagrafica articoli e listino in tempo reale, effettuando il matching per codice cliente, descrizione o significato dell'articolo. Se tutto corrisponde, l'ordine viene registrato automaticamente. Se una riga non è chiara o non corrisponde a nulla, viene segnalata per una rapida verifica invece di essere registrata alla cieca.
-
RIV4 abbina l'articolo per significato, non per parola chiave, rispetto al tuo catalogo — allo stesso modo in cui un venditore esperto riconoscerebbe cosa intende un cliente da una descrizione parziale. Apprende da ogni ordine confermato, così gli articoli ricorrenti vengono riconosciuti istantaneamente la volta successiva.
-
Sì. Quando un unico messaggio porta indirizzi di consegna, date o riferimenti diversi, RIV4 lo riconosce e suddivide l'ordine di conseguenza, generando un ordine di vendita separato per ciascuno dove il tuo ERP lo richiede.
-
No. RIV4 non è un ERP o un CRM e non ne sostituisce nessuno. Opera a monte del sistema che già utilizzi e lo alimenta con ordini di vendita puliti e validati tramite API native, connettori o middleware — lo stesso modello di integrazione già in uso su SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Zucchetti, TeamSystem e altri gestionali.
-
Poiché RIV4 non richiede un dataset di addestramento né un template per cliente, la maggior parte dei team va live nel giro di poche settimane — la variabile principale è la connessione al tuo ERP, non l'addestramento del sistema a leggere gli ordini.
-
RIV4 non indovina mai in silenzio. Quando un matching è ambiguo — un articolo non chiaro, una quantità illeggibile, un codice mai visto prima — la riga viene trattenuta e mostrata a un venditore con le possibili alternative e un punteggio di affidabilità. La sua scelta viene registrata, così lo stesso caso si risolve automaticamente la volta successiva.